Update 2.8.0 - Sachkostenabrechnung und mehr

Um die Verwaltung von Prozessen, die im Zusammenhang mit der Dienstabrechnung stehen zu vereinfachen, führen wir mit der Version 2.8.0 die Sachkostenabrechnung ein. Mit dieser Funktion können Ihre Mitarbeiter verschiedene Kosten, die im Zusammenhang mit dem Rettungsdienst stehen direkt im Blaulichtplaner erfassen und mit Belegen einreichen. Diese Kosten können den Mitarbeiter einfach vergütet werden und mit den Kostenträgern abgerechnet werden.

Um mit der Sachkostenabrechnung starten zu können, müssen Sie eine oder mehrere Kostenstellen erstellen, die bestimmten Mitarbeitergruppen und Kostenträgern zugeordnet werden.

Erstellen Sie hierzu zuerst einen Kostenträger und eine Mitarbeitergruppe mit der Option “Mitglieder dürfen Kostenstellen abrufen”.

Im nächsten Schritt können Sie dann eine Kostenstelle erstellen, der Sie den Kostenträger und die Mitarbeitergruppe zuweisen. Alle Mitarbeiter, die dieser Gruppe zugeordnet sind, können die Kostenstelle für Abrechnungen nutzen. Über die Option “Kostenstelle aktiv” können Sie festlegen, ob die Kostenstelle für Abrechnungen verfügbar ist. Inaktive Kostenstellen werden den Mitarbeitern nicht zur Auswahl angezeigt. Mit der Option “Belege erzwingen” legen Sie fest, dass der Mitarbeiter Belege in Form von PDFs oder Bildern hochladen muss, um die Sachkosten einzureichen.

Mit dieser Konfiguration können die Mitarbeiter schon starten und die Sachkosten wie oben angezeigt erfassen. Pro Position kann eine Beschreibung, die Anzahl, der Preis sowie Datum und Uhrzeit erfasst werden. Sobald der Mitarbeiter die Erfassung abgeschlossen hat, kann er diese einreichen. Die Einreichung wird via Notification in der App angezeigt.

Der Firmen-Manager kann die Einreichungen im Bereich “Abrechnungen, Sachkostenabrechnungen” sichten und sie annehmen oder abweisen. Wenn eine Abrechnung abgewiesen wird, erhält der Mitarbeiter eine App-Benachrichtigung und kann die Abrechnung korrigieren oder löschen.

Alle angenommenen Abrechnungen können im nächsten Schritt pro Kostenträger zusammengefasst werden und abgerechnet werden. Dabei können Sie mehrere Kostenstellen, die zum selben Kostenträger gehören auswählen.

Sobald Sie eine Abrechnung beginnen listet der Blaulichtplaner alle Positionen auf und Sie können eine Rechnung daraus erstellen. Wenn gewünscht, kann pro Position der Mitarbeitername aufgelistet werden. Gegebenenfalls können Sie auch weitere Positionen der Rechnung hinzufügen. Nachdem Sie die Rechnung erstellt haben, kann diese dann samt der Belege an den Kostenträger geschickt werden. Dabei wird die Rechnung als einzelne PDF geschickt und alle Belege in einem ZIP Archiv durchnummeriert und zusammengefasst.

Darüber hinaus haben wir noch folgende Funktionen in der neuen Version umgesetzt:

• Öffentliche Notizen für den Dienstplan. Sie können ab jetzt in den Dienstplaneinstellungen eine öffentliche Notiz für den gesamten Dienstplan hinterlegen. Diese wird bei der Dienstplanübersicht und bei den jeweiligen Diensten angezeigt. Diese Notiz kann bei den Standorteinstellungen hinterlegt werden um sie automatisch bei allen neuen Dienstplänen zu übernehmen.
• Die Dienstsuche wurde dahingehend erweitert, dass Sie festlegen können, wie weit Sie die Dienste in der Vergangenheit suchen wollen.
• Die Dienstzuweisungen werden den Mitarbeitern jetzt in der Planungsphase nicht mehr angezeigt. Die Mitarbeiter sehen die Dienstzuweisungen erst, wenn Sie den Dienstplan in die Aktiv-Phase umstellen.
• Die Option “Bewerbungen zulassen” wird jetzt auch in dem Planungsprotokoll dokumentiert.

Zögern Sie bitte nicht unser Team unter info@blaulichtplaner.de zu kontaktieren um Ihre Wünsche und Anregungen zu äußern. Wir entwickeln den Blaulichtplaner immer in Zusammenarbeit mit unseren Kunden und Partnern weiter.