Aufträge erstellen

Mit der Auftragsverwaltung im Blaulichtplaner können Sie Aufträge/Dienste erstellen, die von einem Dienstplan, einem Standort und einem Arbeitsbereich unabhängig sind. Aufträge können beispielsweise für Krankentransporte, Auslandrückholungen, Veranstaltungen, Sondereinsätze oder andere Anlässe erstellt werden, die nicht in den regulären Dienstplan passen.

Für die Zuordnung zu den Aufträgen ist hauptsächlich die Qualifikation der Mitarbeiter relevant. Daher können Sie bei der Erstellung eines Auftrags die benötigten Qualifikationen festlegen, damit sich nur Mitarbeiter mit den entsprechenden Qualifikationen auf den Auftrag bewerben können. Sie müssen die Mitarbeiter nicht einem Standort oder einem Arbeitsbereich zuordnen.

Für die Verwaltung der Aufträge gibt es eine eigene Übersicht, die Sie über das Hauptmenü erreichen können. Sie können die Aufträge in einer Kalenderansicht oder in einer Liste anzeigen. Sowohl in der Liste als auch in der Kalenderansicht werden Ihnen Aufträge, die besetzt und/oder beworben sind entsprechend farbig angezeigt. Die Darstellung orientiert sich an der Darstellung im Dienstplan:

• roter Balken für unbesetzte Aufträge, grüner Balken für besetzte Aufträge
• schwarze Punkte oder Hand-Icons für die Anzahl der Bewerbungen auf einen Auftrag

Je nach Auftragstyp können Sie den Aufträgen verschiedene Farben zuweisen, um sie besser unterscheiden zu können. Sie können beispielsweise alle Aufträge für Krankentransporte in einer Farbe und alle Aufträge für Veranstaltungen in einer anderen Farbe darstellen.

Die Aufträge werden je Firma, die Sie verwalten, separat angezeigt.

Um einen neuen Auftrag zu erstellen, klicken Sie auf den Button “Neuer Auftrag” oder klicken direkt auf die Uhrzeit im Kalender. In der Eingabemaske können Sie zuerst die Bezeichnung, eine Start- und Endzeit sowie eine detailierte Beschreibung des Auftrags festlegen.

Die Endzeit ist an dieser Stelle erstmal optional, da so zuerst das Interesse und die mögliche Verfügbarkeit der Mitarbeiter geprüft werden kann. Bevor Sie jedoch die Mitarbeiter dem Auftrag zuweisen, müssen Sie auch eine Endzeit festlegen, damit die Mitarbeiter entsprechend geblockt sind und nicht anderen Aufträgen oder Diensten zugewiesen werden können, die sich zeitlich überschneiden.

Mit der Anzahl der benötigten Mitarbeiter legen Sie fest, wie viele Mitarbeiter für die Durchführung des Auftrags benötigt werden. Sobald es mindestens genauso viele Zuweisungen wie benötigte Mitarbieter für einen Auftrag gibt, gilt der Auftrag als besetzt.

Die benötigten Qualifikationen legen fest, welche Qualifikationen die Mitarbeiter haben müssen, um sich auf den Auftrag bewerben zu können. Sie können mehrere Qualifikationen auswählen. Mindestens eine Qualifikation müssen Sie auswählen.

Im weiteren Verlauf können Sie dem Auftrag eine Farbe zuweisen, um ihn besser von anderen Aufträgen unterscheiden zu können.

Der nächste Schritt legt die Einsatzorte für den Auftrag fest. Sie können einen oder mehrere Einsatzorte festlegen. Damit können Sie den Ablauf des Auftrags anhand der Einsatzorte besser planen. Pro Standort können Sie außer der Adresse und Typ auch eine Notiz und Kontaktinformationen hinterlegen, damit die Mitarbeiter alle wichtigen Informationen zu den Einsatzorten haben und sich entsprechend vor Ort zurechtfinden können.

Im nächsten Abschnitt wird die Vergütung für den Auftrag festgelegt. Dabei haben Sie die Möglichkeit aus drei Varianten zu wählen:

• Vergütung über die bestehende Mitarbeitervergütung wie bei den Dienstplänen
• Pauschale Vergütung, bei der Sie einen festen Betrag für die Durchführung des Auftrags festlegen
• Sondervergütung anhand von einem Stundensatz und einem Sockelbertrag (Bonus), den Sie direkt beim Auftrag festlegen können

Für die korrekte Berechnung der Mitarbeitervergütung müssen Sie auch die Feiertagsregelung für den Auftrag festlegen. Dabei können Sie entweder ein Bundesland oder eine individuelle Regelung auswählen.

Sobald die Vergütung festgelegt ist, kann der Auftrag auch automatisiert abgerechnet werden.

Ein weiterer Punkt für die Aufträge ist das Festlegen der AGBs bzw. einer Vereinbarung. Damit können Sie verlangen, dass die Mitarbeiter bestimmte Vereinbarungen akzeptieren müssen, bevor sie sich auf den Auftrag bewerben können. Der Ablauf ist hier ähnlich wie bei den AGBs für die Dienstpläne. Sie können entweder die bestehenden AGBs verwenden oder eine individuelle Vereinbarung für den Auftrag festlegen.
Die AGBs müssen keinen Standorten zugewiesen werden, da sie direkt einem Auftrag zugeordnet werden.

Zum Schluss können Sie dann noch den Ansprechpartner für den Auftrag festlegen. Diese Daten werden automatisch aus dem aktuellen Benutzerprofil übernommen, können aber auch individuell angepasst werden. Der Ansprechpartner wird den Mitarbeitern angezeigt, damit sie wissen, an wen sie sich bei Fragen zum Auftrag wenden können.

Darüber hinaus können Sie auch festlegen, an wen die Benachrichtigungen zum Auftrag gesendet werden sollen. Sie können entweder alle Firmen-Manager, nur sich selbst oder niemanden angeben.

Mit diesen Informationen können Sie den Auftrag speichern. Er befindet sich danach erstmal in einer Art “Planungsphase”, da er noch nicht ausgeschrieben ist. Sie können den Auftrag jederzeit bearbeiten, um weitere Informationen hinzuzufügen oder zu ändern.

Sie können dem Auftrag auch jederzeit Mitarbeiter zuweisen, um ihn zu besetzen. Sobald Sie den Auftrag einem Mitarbeiter zuweisen wird die Person automatisch über die Zuweisung benachrichtigt und kann den Auftrag sehen.

Um den Auftrag auszuschreiben, müssen Sie ihn auf BlaulichtConnect veröffentlichen. Mit dem Öffentlichen wird der Auftrag für die Mitarbeiter sichtbar und die Mitarbeiter werden automatisch über die Veröffentlichung benachrichtigt, wenn sie entsprechende Filter für sich eingerichtet haben.